A NFe, ou Nota Fiscal Eletrônica, surgiu como uma solução para modernizar a forma como a nota fiscal é emitida no país. Ou seja, a NF-e visa substituir o modelo tradicional de nota fiscal de papel, passando a ser realizado eletronicamente, favorecendo uma maior transparência para o Fisco quanto às informações prestadas pelos contribuintes referentes à circulação de mercadorias.
Outra grande vantagem das informações em formato eletrônico é a possibilidade de realizar o monitoramento de Nota Fiscal Eletrônica, já que pode ser consultada pela internet, reduzindo gastos com papel e otimizando o tempo de execução de rotinas administrativas. Uma vez que não é preciso lançar nota por nota, softwares de gestão permitem que setores possam ser integrados e, assim que uma venda é processada, o próprio sistema gera e emite a nota fiscal.
Funcionamento da NF-e
Se antes a empresa gerava e emitia uma nota de papel para o cliente e outra para o contador, que validava a operação perante o Fisco, com a NF-e o processo é bem diferente. Ao realizar uma venda, a empresa emite um arquivo XML, cujo responsável pela operação assina digitalmente e transmite para a Secretaria de Fazenda Estadual. De forma rápida e simples, o Fisco realiza uma pré-validação da nota fiscal, autorizando que a operação comercial possa ser efetuada.
Após a liberação, a empresa imprime, em papel comum, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que possibilita que todos os envolvidos na transação, por meio do número registrado na nota fiscal impressa, possam acompanhar pela internet o trânsito da mercadoria.
Monitoramento das notas fiscais eletrônicas (NFe)
Para empresas que exercem determinadas atividades operacionais, principalmente contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), a emissão da NF-e já é uma prática obrigatória.
Em geral, muitos empreendimentos contam com um grande fluxo de notas fiscais, o que exige um maior controle e organização de todas as operações realizadas. Notas em papel geram um grande transtorno: prazos perdidos, notas extraviadas (ou mesmo deixadas de ser validadas) e inúmeros outros problemas que atrapalhavam um bom andamento das atividades.
Com a possibilidade de adotar um sistema de gerenciamento e monitoramento de NF-e, a empresa passa a conhecer todo o trajeto realizado pela operação comercial, desde a venda até o seu destinatário. Com isso, é possível verificar o status de andamento das operações no próprio sistema autorizador de NFe da Secretaria da Fazenda, agilizando os processos e mantendo um controle individualizado por origem ou destino das notas fiscais.
Um dos riscos da não emissão da Nota Fiscal Eletrônica, ou lentidão nos sistemas relativos a essa emissão, é a não entrega dos produtos para clientes. Isso porque em uma operação de e-commerce os caminhões não podem sair para realizar as entregas sem que a Nota Fiscal Eletrônica tenha sido emitida.
Caso os sistemas do Sefaz estejam comunicando uma indisponibilidade seria necessário comunicar as áreas responsáis para tomar medidas preventivas. Para saber mais sobre o monitoramento de disponibilidade NFe com o software OpMon, assista ao vídeo:
Benefícios da NF-e
Se antes o empreendedor precisava procurar em dezenas de arquivos e caixas as notas fiscais de papel, hoje o processo é mais simples com o uso das NF-e e a possibilidade de armazenamento digital.
A guarda de documentos fiscais é uma obrigatoriedade imposta pela Legislação Tributária, mas, além disso, é fundamental que a empresa mantenha um histórico organizado dos seus documentos fiscais, o que permite confrontar informações de clientes e fornecedores quando estes tiverem alguma reclamação ou mesmo no caso de fiscalização por parte do Fisco.
Como a emissão das NFs é feita eletronicamente, é possível manter os arquivos no próprio computador, sem a necessidade de impressão. Além disso, muitos sistemas de gestão possibilitam a integração com os emissores de NF-e, o que permite armazenar os documentos fiscais online, garantindo a segurança e o sigilo das informações.
