Dashboards e indicadores de performance são a bola da vez no vocabulário de qualquer decisor da área de negócios. Com a ascensão do Big Data e de tecnologias para tratar grandes volumes de dados, as áreas de negócios ganharam muitos recuros para gerar informações para o negócio.
Nesse contexto, vamos exeplicar neste post como fazemos uso da gestão à vista, utilizando dashboards e indicadores de performance. Continue acompanhando!
Visão de Negócio para indicadores de performance
O Monitoramento de atividades de negócios, ou Business Activity Monitoring (BAM) é o termo do Gartner que define como podemos fornecer acesso em tempo real aos indicadores críticos de desempenho de negócios para aumentar a velocidade e a eficácia das operações. Possibilita buscar a informação em múltiplos sistemas de aplicação e também em outras fontes internas e externas, permitindo uma visão mais ampla e mais rica das atividades empresariais. O BAM oferece subsídios para tomadas de decisões em tempo real baseado em três pilares:
1. visualização de dados ou inteligência de negócios
2. monitoramento de sistemas
3. integração entre aplicações
O OpMon, plataforma desenvolvida pela OpServices, poderá contribuir dentro destes três pilares. Exemplos do seu uso incluem logística de rastreamento e monitoramento, controle de processos de fabricação, gerenciamento de callcenter, processos administrativos com impacto em toda a organização, indicadores de desempenho comerciais e de recursos humanos, entre diversos outros KPIs monitorados em diferentes áreas da empresa.
Qualquer exemplo de BAM deve ser focado nos benefícios do aumento da eficiência dos processos e do melhor atendimento ao cliente. Nos itens abaixo, mostraremos alguns exemplos de áreas onde o BAM pode ser aplicado, através de dashboards de gestão à vista:
1. Área Financeira
Dashboards de faturamento por loja (margem bruta): A velocidade das informações geradas pelos dashboards de gestão à vista permitem que os CFOs possam analisar rapidamente a saúde financeira da sua empresa a partir de uma visão executiva e apresentá-la com uma linguagem acessível para outros setores ou membros do conselho estratégico.
Neste exemplo abaixo é possível analisar o desempenho de cada loja, de acordo com os indicadores da área financeira, como margem bruta (meta, valor real, desvio da meta). O status (visualizados em verde, amarelo e vermelho) do desempenho pode ser verificado, de acordo com os valores estipulados pela gerência. Quando a meta semanal não for atingida, por exemplo, os responsáveis recebem notificações instantâneas.
2. Área de Logística
Dashboard sobre status de entregas: Em muitas empresas, as cadeias de abastecimento físicas cada vez mais têm a necessidade de uma gestão mais “apertada” em relação a diminuição máxima de erros e desperdícios, buscando os limites da eficiência. Elas se beneficiarão muito com o BAM. A monitoração das atividades de negócio com coleta de indicadores do SCM e integração de dados de outras áreas para o monitoramento da cadeia completa pode ser decisivo para uma visão mais rica sobre eventuais deficiências ou oportunidades para buscar maior eficácia.
Ter informações sobre o serviço de Nota Fiscal Eletrônica, por exemplo, é imprescindível para que um produto possa ser entregue ao comprador. Neste dashboard abaixo é possível ver a situação das entregas em tempo real, como tempo parado no pátio, tempo de carregamento, quilometragem rodada e diversos outros indicadores críticos para empresas que têm a logística como um diferencial competitivo ou atividade crítica.
3. Área Comercial
Dashboard de vendas de loja online x loja física: A possibilidade de buscar informações em diferentes sistemas e apresentá-los em uma visão centralizada para a tomada de decisões é um fator crítico para a área comercial. Informações do funil de vendas do CRM, faturamento de lojas físicas, vendas online, número de pessoas que entraram nas lojas e passaram por sensores, lista de produtos mais vendidos e diversas outras informações podem estar disponíveis em tempo real para os gestores.
No exemplo abaixo, você poderá ver um exemplo criado para um cliente onde diversas informações críticas ao seu negócio são apresentadas em um dashboard de gestão à vista para tomar decisões mais rápidas. Caso algum número esteja abaixo do esperado, é possível configurar alarmes e notificações via SMS, E-mail, abertura de chamados, etc.
4. Área de Recursos Humanos
Dashboard de indicadores do departamento pessoal: Os sistemas de gestão de RH, apesar de muitas vezes serem eficientes quanto ao seu objetivo, não conseguem disponibilizar uma visão para que se possa tomar decisões. Cruzar dados do sistema de chamados, com software de RH, ERP e sistemas financeiros pode ser um grande benefício para a gestão da empresa.
No exemplo de dashboard abaixo, pode-se visualizar a quantidade de solicitações de férias, admissões, desligamentos, quantidade de funcionários por área, investimentos em recursos humanos, benefícios e reembolsos. Uma visão única pode possibilitar um melhor gerenciamento de equipes ao longo do ano.
5. Área de TI
Dashboard de Datacenter: A área de TI, historicamente, sempre teve muitas informações disponíveis para subsidiar decisões. Porém, na maioria dos casos, nunca conseguiu utilizá-las para melhorar a gestão e alinhar a TI ao negócio. As possibilidades de dashboards para a área de TI são muito grandes, com indicadores de desempenho do datacenter, links de internet, equipamentos do ambiente de TI, produtividade da equipe de suporte, entre outros.
A integração de sistemas através de painéis visuais para a gestão pode ser um diferencial para uma área que sempre teve que administrar um ecossistema de ferramentas enorme e sempre é vista na empresa como um setor “apagador de incêndios” ou como “custo”. Os dashboards de gestão à vista do OpMon podem dar uma melhor visibilidade para a área.
6. Área de Sistemas
Dashboard do sistema de ERP (SAP): O SAP é um sistema integrado de gestão empresarial que oferece inúmeras soluções colaborativas de negócios para as empresas. Por ter uma arquitetura composta por um grande número de aplicações, seu gerenciamento é missão fundamental no ambiente de TI de seus usuários. Os dashboards do OpMon podem oferecer uma visão detalhada do desempenho do SAP ou de qualquer outro ERP.
A partir disso, os administradores de sistemas ganham informações valiosas para otimizar o desempenho do SAP, através da busca por problemas diretamente na sua causa raiz. Este processo automatizado e proativo elimina a necessidade dos administradores do sistema em realizar testes manuais e acesso a diversos locais do SAP para analisar o seu desempenho. Além do SAP, qualquer outro sistema pode ser monitorado desta forma.
7. Área de Operações
Dashboards de equipe de suporte ou atendimento ao cliente: A gestão de uma equipe de atendimento ao cliente ou de requisições internas de uma empresa, através de um sistema de Service Desk ou HelpDesk, é uma tarefa complexa. Necessita de informações sobre número de atendimentos realizados, tempo de interações, chamados abertos, fechados e pendentes e indicadores que vão além das interações registradas em sistemas.
A visualização dos dados advindos de um sistema de gerenciamento de chamados pode ser um bom ponto de partida para o gestor da área de operações coordenar uma equipe com sucesso. Veja como fazemos isso através de um exemplo utilizado internamente na OpServices, onde monitoramos a nossa equipe em tempo real.
8. Área de Marketing
Dashboard analítico de vendas por unidade: Saber quais são as unidades que mais vendem ou os produtos mais rentáveis pode ser um fator decisivo para tomar decisões estratégicas que vão melhorar as operações da área de vendas e marketing. Além de buscar dados do passado, é possível visualizar vendas em tempo real para saber, por exemplo, se a campanha de um produto está surtindo efeito.
A visão do dashboard + o recurso de monitoamento comportamental do negócio permite utilizar ferramentas que determinam, a partir do histórico, um comportamento esperado e, caso este comportamento esperado não seja atingido, gerar alertas e notificações.
Além destes exemplos, existem muitas possibilidades para o monitoramento das atividades de negócio e todas as áreas podem se beneficiar desta tecnologia. O objetivo da gestão à vista, além de fornecer subsídios para as decisões é gerar dados em tempo real, possibilitando resolver os problemas no exato momento em que acontecem.
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