Dicas para reduzir custos de TI
Com a atual situação de recessão econômica no país, reduzir os custos de TI sem diminuir o nível do serviço, e assim a qualidade do produto final, não é tarefa fácil. Entretanto é possível manter a qualidade dos serviços do setor de TI sem elevar os custos.
A redução de custos em TI não é uma tarefa simples e pode envolver uma reengenharia nos processos da TI e no próprio negócio da empresa. Isso porque na maioria das vezes a redução de custos da empresa está diretamente ligada ao aumento de investimento em tecnologia e redução de gastos em processos que passam a ser menos necessários ou podem ser substituídos ou automatizados por tecnologia.
Portanto, é um risco muito grande cortar gastos em TI sem um planejamento adequado. Neste artigo separamos algumas dicas de como fazer isso, com as devidas ressalvas.
Estratégias de redução de custos
Na redução de custos de TI existem duas estratégias básicas: (1) corte de custos vertical e (2) melhoria de processo. No corte vertical são reduzidos custos com equipes, licenças e tecnologia proporcional à uma redução de toda a área. Caso seja necessária uma redução de 10% em custos na área, a TI toda é encolhida no mesmo percentual para que este objetivo seja atendido. Essa estratégia é a mais rápida, porém diminui a competitividade da empresa no longo prazo. Ela só pode ser feita em casos extremos em que será reduzida temporariamente, com previsão para retomada do crescimento no médio prazo.
A estratégia de melhoria nos processos causa um aumento de investimentos em tecnologia para ocasionar um aumento de produtividade. Ele aumenta o custo da TI, mas reduz o custo de outras áreas. Essa é uma estratégia de longo prazo e que torna a organização mais competitiva.
Automação de Processos
Um exemplo de redução de custos por meio da melhoria de processos é a automação. Custos com capital humano em tarefas que podem ser automatizadas são um desperdício recursos e de tempo. Por isso, as empresas deveriam buscar estar focadas somente nos seus processos críticos para entrega de valor ao cliente.
Os processos em que a automação não gere perda de percepção de valor por parte dos clientes devem ser automatizados sem medo. Veja alguns exemplos da área de TI: processos de backup, atualização de software, manutenção de equipamentos, monitoramento de dispositivos, descoberta de causa-raiz dos problemas, documentação, entre outros.
Migração para nuvem
De acordo com o avanço tecnológico, empresas de diferentes portes e segmentos diferentes estão buscando na inovação uma forma de aumentarem a produtividade do trabalho e ao mesmo tempo reduzirem os custos com a TI. Em vista disso, o setor de TI deve estar atento as novas tendências tecnológicas que o mercado oferece e dessa forma, procurar inovações que possam ser implementadas. Um grande exemplo é a Cloud Computing (Computação em Nuvem), que além de potencializar o serviço, permite reduzir os custos com a TI, aumentando a produtividade do setor.
Reduzir o custo total de propriedade é imprescindível para a redução de custos. O objetivo do negócio da maior parte das empresas certamente não é administração de datacenters. Com a popularização dos serviços em nuvem, na maior parte dos casos, não faz mais sentido gastar tempo e recursos construindo datacenters. Muitas vezes a utilização de datacenter na Cloud, como na Amazon Web Services (AWS), por exemplo, é mais eficiente. Isso permite que as empresas paguem somente pelos recursos utilizados.
Um exemplo comum é quando as empresas investem em equipamentos para garantir máxima disponibilidade, porém esses recursos só são utilizados completamente e determinadas horas do dia. Durante o resto do tempo as máquinas são subutilizadas. Isso gera um prejuízo enorme para as empresas.
Total Cost of Ownership (TCO) – Veja os exemplos mais comuns de custo de propriedade (TCO) que podem ser reduzidos com a utilização de serviços na nuvem:
- (%) de salário de funcionário (s);
- (%) de salário do gestor deste (s) funcionário (s);
- Custo com desenvolvimentos (interno ou externo);
- Custos com local, equipamentos, aluguel, espaço, etc.;
- Custo com treinamento (curva de aprendizado);
- Barreira de troca (se eu trocar de funcionário quanto posso perder);
- Envolvimento com profissionais de outras áreas;
- Custo com o conhecimento na cabeça das pessoas;
- Custos fixos que podem ser reduzidos em escala (ex: energia)
Redução de custos em TI na prática
A redução de custos com novos investimentos, como vimos nos itens anteriores, fica bastante clara quando se percebe cortes com equipe interna ou terceirizada que não é mais necessária. Fora isso, é bem difícil quantificar o quanto que se reduz em custos gerais para a empresa com novos investimentos. E é por isso que os gestores tem dificuldades da utilização desta abordagem e acabam, na maioria das vezes, utilizando o corte vertical para estancar os prejuízos temporários.
Para fugir desta linha de pensamento que traz perda de dinheiro a médio e longo prazo, os gestores precisam de métricas e indicadores de performance de toda sua equipe e de todos os ativos e serviços sob a responsabilidade da TI. A partir daí, é possível ter subsídios para planejamentos de redução de custos com investimentos em nova tecnologia.
