Um conceito essencial dentro do setor de TI das empresas é o controle de ativos, que é responsável por gerenciar todos os componentes de tecnologia variando desde hardwares até softwares. A realização dessa gestão, garante o não desperdício de recursos e ajuda na identificação de oportunidades de otimização, atualização ou substituição de recursos para melhor atender às necessidades e objetivos da empresa.
Hoje, vamos te apresentar a sua importância e 6 dicas práticas de como realizar o controle de ativos de TI.
→ Se você quer entender mais a fundo sobre seu conceito e seus impactos no negócio, confira o artigo: O que é a gestão de ativos de TI e como ela pode te ajudar?
Por que o controle de ativos de TI é importante?
Ao contar com uma política de controle de ativos, você passa a ter informações para utilizar como base na tomada de decisão relacionadas à compra de equipamentos e licenças, o que faz com que ele se torne uma peça chave na governança de TI.
→ Conheça as boas práticas de gestão e governança de TI
Com essa estratégia a empresa passa a ter relatórios mais detalhados, tendo clareza de quais equipamentos estão sendo utilizados e por quem. Além de ter acesso fácil a informações importantes como: licenças, contratos, ciclo de vida dos ativos e controle da versão de software entre outros.
Outro fator de destaque, é a possibilidade de realizar a gestão de orçamento de maneira fácil, identificando onde se tem a possibilidade de reduzir custos desnecessários e utilizar de maneira mais eficiente os recursos disponíveis.
6 dicas práticas de como realizar o seu controle de ativos
Agora que você já entendeu por que é importante contar com a gestão de ativos, vamos à parte prática! Organizamos 6 passos para você começar a organizar a implementação do controle de ativos de TI dentro da sua empresa.
1 – Inventário de ativos
O início de tudo é a identificação de equipamentos e sistemas que a empresa possui. Deve-se montar um banco de dados completo sobre o status da infraestrutura, seus equipamentos e sistemas, além da data de aquisição e contratação (se for o caso).
Outros pontos importantes a serem incluídos: valores, data de expiração, renovação de licenças de softwares, tipos de licenças e seus valores e quando foi a última manutenção preventiva realizada nos ativos. Ter documentação precisa, facilita a resolução de problemas, auditorias e a conformidade com regulamentos.
2 – Ciclo de vida dos ativos
Todos os ativos listados no CMDB possuem seu próprio ciclo de vida, que conta com inúmeros estágios. Esses estágios auxiliam no controle desse ciclo, como resultado você conseguirá tirar proveito ao máximo destes.
Quando o ativo trocar de status, passando para o próximo estágio, a informação sobre ele deve ser atualizada, contendo dados sobre: data, hora, motivo e nome de usuário que está fazendo a modificação. Mantendo tudo registrado para que o controle sobre eles seja preciso.
3 – Automatização de alertas
O processo de mapeamento e registro do ciclo de vida dos ativos é uma forma de diminuir falhas que possam afetá-los, mas mesmo assim, algum ou outro problema pode acontecer e para isso é necessário notificar os devidos responsáveis para solucionar os problemas da maneira mais rápida possível. Como por exemplo, alertas sobre prazos de expiração de licenças, para que a empresa não precise parar a sua operação, o que ocasionaria perdas financeiras.
4 – Capacitação de colaboradores
É importante estabelecer políticas e procedimentos claros para que todos os membros da equipe estejam cientes e sigam essas diretrizes. Isso ajuda a promover a consistência e a conformidade em toda a organização. Além disso, manter-se atualizado sobre as tendências tecnológicas e as melhores práticas é essencial para um gerenciamento eficaz.
5 – Crie indicadores
Elencar os pontos importantes relacionados ao bom andamento da gestão de ativos TI e exibi-los em um painel de visualização com os principais indicadores, irá tornar muito mais ágil a análise de como anda a estratégia da gestão.
Ao acompanhar esses indicadores ao longo do tempo você terá a noção se suas estratégias estão tendo os resultados esperados ou se a rota deve ser recalculada. Outro ponto é a questão de alertas, caso ocorra algum incidente na gestão, os devidos responsáveis por solucionar os problemas serão notificados sobre o ocorrido.
6 – Sistema de gestão de ativos
A escolha do sistema de gestão de ativos é essencial para o bom andamento da estratégia, facilitando muito a vida dos envolvidos no processo, uma vez que torna os processos mais centralizados e eficientes.
Dê preferência para softwares que contem com várias funcionalidades como o gerenciamento de inventário e contratos, na automatização de processos e que possibilitem a documentação de soluções para problemas comuns e informações úteis para todos os envolvidos.
GLPI: Ferramenta para gerenciamento de ativos de TI
Aqui na OpServices trabalhamos com a implementação da ferramenta de gerenciamento de ativos GLPI, é uma ferramenta robusta e muito utilizada no mercado. Conta com diversas funcionalidades como gerenciamento de inventário e contratos, automação de processos, base de conhecimento e possibilidade de personalização da plataforma.
Se você tem interesse em iniciar ou aprimorar o controle de ativos de TI da sua empresa, conte com a gente para implementá-la. Fale agora com nosso time de especialistas!
