O uso da tecnologia nos procedimentos internos e externos é cada vez mais uma necessidade a ser cumprida pelas empresas. Hoje, um simples e-mail depende de uma quantidade grande de tecnologia para suportá-lo e uma falha no seu envio pode significar um impacto muito relevante nos negócios da sua empresa.
Constantemente se associa o monitoramento de processos à área de TI, porém as empresas buscam cada vez mais medir indicadores dos processos de todas as áreas da organização. O alinhamento de valores empresariais e processos internos são a garantia de um serviço ágil e eficiente, o que gera benefícios para funcionários, fornecedores e, consequentemente, para os clientes.
É muito importante, no entanto, que esses processos sejam rigorosamente monitorados, mapeados e gerenciados, a fim de garantir que sua empresa funcione apropriadamente e não sejam criados ruídos internos, que certamente dificultarão o desenvolvimento do seu escopo de negócios. Por isso, destinamos essa postagem para falar um pouco mais sobre como evitar falhas nos processos internos da sua empresa.
Foco no monitoramento dos processos
O monitoramento dos processos é uma forma de garantir a elaboração de diagnósticos precisos no caso de eventuais problemas internos da empresa. Se utilizar as ferramentas adequadas para esse controle, a organização poderá determinar as situações que levam à ocorrência de erros processuais e procedimentais, dimensionando também as reais consequências que eles podem trazer para o seu negócio.
Para se ter uma ideia da importância deste procedimento, podemos citar dois clientes da OpServices que tiveram grandes resultados. A distribuidora de energia elétrica AES Sul conseguiu ter uma redução de 50% nos incidentes internos depois de implementado um monitoramento proativo de processos, da infraestrutura e do negócio.
A Unimed Curitiba, por exemplo, aumentou a capacidade de resposta automática do sistema autorizador ao usuário de 70% para até 99%, o que garante além da melhoria nos processos o faturamento no final do mês.
Definição e mapeamento de processos
Esse é um aliado poderoso para a documentação, análise e aperfeiçoamento de processos. Ao documentar as atividades necessárias e a ordem do fluxo de processos internos da empresa até sua efetiva execução, o tomador de decisão do negócio saberá exatamente quais medidas devem ser adotadas para que os serviços ou a linha de produção sejam otimizadas. Em outras palavras, ele saberá exatamente como se comporta a empresa.
Sem ter a dimensão exata do caminho percorrido até que o produto final seja entregue, o decisor certamente enfrentará diversos problemas na sua gestão, o que impactará negativamente nos seus rendimentos e na dinâmica organizacional interna.
A administração deve assumir o gerenciamento correto
É evidente que cada departamento da sua empresa terá uma visão mais focada e limitada de todo o escopo de negócios da empresa. É muito importante, no entanto, que a administração assuma a postura de ser uma verdadeira condutora dos processos internos, orientando departamentos e identificando as falhas em cada um deles.
É ela quem tem uma visão panorâmica de todo o funcionamento da empresa, portanto, é também sua função estabelecer metas e acompanhar os resultados de cada setor.
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Dentre os principais benefícios de se gerenciar efetivamente seus processos internos, se destacam o alinhamento dos profissionais e da gestão em prol do objetivo comum, que é a entrega do produto ou serviço, e o aumento da lucratividade, já que as garantias de não haver falhas impeditivas à execução do escopo de negócios serão muito maiores.
